Eliminar actividades de no valor añadido

Este es nuestro segundo artículo, de tres, relacionado con las Actividades de No Valor Añadido. En la primera parte veíamos cómo identificar las actividades que no crean valor. En este artículo, trataremos los pasos necesarios para la eliminación de las Actividades de No Valor Añadido focalizando en el respeto a las personas.

Solemos ser muy eficientes haciendo lo que no tenemos que hacer

Antes de esforzarnos en optimizar actividades tenemos que deshacernos de las Actividades de No Valor Añadido, las que no debemos hacer. Con esta práctica, conseguiremos beneficios notables rápidamente. Además, la tarea de Eliminar es más sencilla que la de Reducir, y mucho más que la tarea de Optimizar. Nuestros recursos son limitados y tenemos que decidir en qué los utilizamos.

Lo más práctico no es optimizar lo que crea valor, sino eliminar lo que no lo crea.

Los pasos que debemos seguir para eliminar todas aquellas actividades que no nos está generando valor son las siguientes:

Paso 1. Ver

Para eliminar las Actividades de NVA lo primero es detectarlas, verlas. Para eso sirve la clasificación de las siete pérdidas clásicas que vimos en el primer artículo, para entrenarnos en verlas, en identificarlas y habituarnos a descubrirlas entre la maraña de cosas que hacemos. Lean siempre habla de “aprender a ver”.

Paso 2. Evidenciar

Después de identificar cuáles son las actividades que no generan valor, hay que hacerlas evidentes al equipo. De nada sirve que solo las veas tú. De forma individual tienes poca capacidad de acción. Lean es cuestión de trabajo en equipo alineado.

Paso 3. Consenso y compromiso

El principal obstáculo que nos encontraremos en la eliminación de Actividades sin valor no es ni técnico ni de procesos. Es humano. Tenemos que conseguir crear consenso y compromiso en nuestro equipo. Necesitamos consenso para determinar que una actividad nos está perjudicando y compromiso para eliminarla, asumiendo el esfuerzo que acompaña a todo cambio.

Paso 4. Trascendencia

Seguro que en más de una ocasión escuchamos las siguientes frases:

“¿Eliminar una actividad que yo llevo tanto tiempo haciendo?” ó “esta actividad justifica parte o todo mi puesto de trabajo, y no sé hacer otra cosa”.

Atención porque este punto es el que tiene atemorizado a un quinto de la población mundial.

Para forzar esta eliminación, sabiendo que el principal obstáculo es humano, os propongo mostrar la Actividad de No Valor Añadido como algo dañino, un perjuicio para todos. Fíjate lo que ocasiona una Actividad de NVA:

Consumo de recursos en algo que NO le importa a nadie (perjudica a la empresa y al medio ambiente).
Dejar de hacer lo que SÍ le importa a alguien (perjudica al cliente, y seguramente a tu familia y a la sociedad).
Estorbar a los que hacen algo que SÍ le importa a alguien (perjudica a los compañeros).
Molesta al flujo de valor, desde el punto de vista estricto de Lean.

Lo peor de una Actividad de No Valor Añadido no es su coste inútil, sino que impide a otros crear, crecer y hacer fluir el valor

Foco en las Personas

A continuación, basándonos en el respeto a las personas, buscaremos el modo de que la persona que ha pasado de “ocupada” a “ociosa” vuelva a estar “ocupada”, pero esta vez trabajando en actividades con valor añadido. Si no lo hacemos así:

y esa persona es penalizada por dejar de causar perjuicio, los compañeros tendrán una fuerte presión por fingir que su propia actividad es valiosa, con lo que seguirán causando daño. Incluso surgirán dinámicas de autoprotección entre la manada.
y esa persona no es beneficiada por dejar de fastidiar, los compañeros no tendrán aliciente en concentrarse en generar valor. Todo cambio supone un esfuerzo y un riesgo. Si lo asumo, es porque puedo recibir un beneficio. Si no, directamente me opondré.

No se trata de una opción, es una necesidad.

Coste = Valor + Pérdidas

Beneficio = PVP – Coste

El Coste se compone de Valor más Pérdidas. Como el Precio lo fija el mercado, y el Beneficio es Precio menos Coste, la única forma de aumentar la rentabilidad es eliminando pérdidas. [Efectivamente es una enorme simplificación, pero ilustra]

De este modo, la “caza y eliminación” de Actividades de No Valor Añadido se ha convertido en una necesidad para:

obtener los beneficios exigidos y adecuados al sector.
ser responsable con el medio ambiente, la sociedad y el tiempo de los demás.
fomentar la mejora continua.
retener y promover el talento. ¿Qué persona potente trabajaría en una empresa donde hiciese el bobo todos los días?

La caza y eliminación de Actividades de No Valor Añadido no es una opción, es una necesidad

Cuantificar

Todas nuestras actividades profesionales tienen que ser cuantificadas en euros. Ponte en el lugar del jefe, o del dueño. Debemos expresar el beneficio que recibimos al eliminar una actividad de no valor añadido. Este beneficio para la empresa puede provenir desde varios ángulos:

Lo más evidente es la reducción del coste estándar al disminuir el consumo de recursos: materiales, energía, tiempo, inutilidades. Eso supone beneficio directo.
Aumento de potencia comercial. La mayoría de las mejoras que realicemos no se hacen efectivas hasta que las emplea el área comercial. ¿qué hacemos con esa reducción de coste?¿y con el nuevo tiempo ocioso?
Comenzar a hacer algo que importa, recibiendo el margen de esa actividad.
Mejora increíble del ambiente laboral, con todo lo que conlleva. En especial para los más antiguos, que por fin alguien les hace caso en dejar de hacer el inútil. Mis experiencias en este aspecto son formidables: los viejos tirando del carro y trasladando generosamente conocimiento. ¡Qué suerte tengo que mi trabajo me ha dado tantos amigos viejos y sabios!
Continuar con la transformación Lean. Al ser una labor rápida, relativamente sencilla y con resultados inmediatos, se anima mucho a continuar y a dar confianza en la utilización de Lean.

Si quieres conocer más acerca de la metodología LEAN contacta con nuestro Experto LEAN Maker, Pablo Díaz-Masa.