Existen muchas buenas prácticas que utilizamos para dar vida a los datos. Algunas de ellas surgen simplemente de aplicar el sentido común en el diseño del reporte. Otras nos las han dado la experiencia de trabajar codo a codo con el cliente hasta conocer su modelo de negocio y su manera de entender los datos que genera el mismo.

Algunas de estas buenas prácticas son las siguientes:

• Usa colores adecuados. Guarda los tonos rojos y verdes para mostrar variaciones, y utiliza el resto para guiar al usuario por el reporte entre las distintas dimensiones de la empresa.
• Simplifica. Muestra siempre el dato ajustado, el dato esbelto.No acumules demasiados datos, pero si contextualiza y complementa tu KPI. 20.000 € de venta ayer no significan nada si no los comparas con las de anteayer, con la media del último mes, o con un nivel objetivo prefijado.
• Muestra tendencias en tus datos. Conocer la evolución histórica de tus ventas, del coste hora del personal o de tu nivel tesorería, te ayudan a ver de donde viene y hacia dónde va tu negocio.
• Compara el mismo dato entre periodos diferentes. A veces no basta con ver las tendencias, sino que el usuario necesita completar su análisis con una comparativa con el mismo período del año pasado, por ejemplo. Esto es útil sobre todo en negocios con gran estacionalidad.
• Utiliza los gráficos adecuados a lo que quieras contar. No todos los gráficos van a reflejar bien tu historia, ni con todos vas a descubrir patrones del negocio que desconocías. Por ello, si quieres mostrar tendencias elige un gráfico de líneas o de barras, mientras que, si quieres ver la proporción de ventas por zona geográfica, por ejemplo, utiliza un gráfico circular o de anillo.

En general, y antes de validar finalmente un reporte, muéstraselo a ese amigo o compañero de trabajo más creativo que conoces. Seguro que te da un innovador y original punto de vista que te ayudará a potenciar tu historia.

Recuerda también que, al igual que tu empresa, los datos están vivos, de modo que lo que hoy vale mañana puede no hacerlo. De modo que no dejes nada por sentado en la construcción de tus reportes, procura que lleven a la acción al usuario, se entiendan rápido y muestren algo nuevo cada vez.

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